Como mantener organizados tus CFDI y el resto de tus documentos fiscales

En muchas ocasiones el trabajo del día a día para conseguir más clientes y generar más ingresos, nos lleva poco a poco a la des organización, en el caso de tu contabilidad e impuestos una adecuada organización te puede ahorrar muchos dolores de cabeza.

Sugerencias obvias que las dejamos pasar y cuando llegamos a fin de año tenemos cientos de facturas en desorden y a la hora de presentar la anual ordenar el caos de todo el año te puede llevar horas e incluso días.

Así que te dejo cuatro sugerencias para mantener en orden tus CFDI y el resto de tus documentos contables y fiscales:

 

1.  Nomenclatura

Usa la misma nomenclatura para todas tus carpetas, CFDI  y  archivos, así  será mas fácil identificarlos

Tu decide como nombrar tus carpetas, subcarpetas y archivos y mantenlo asi a lo largo del año. Si decides cambiar la nomenclatura porque sientes que la haz perfeccionado, adelante; hazlo con el año en curso o déjalo para el próximo.

2. Por año

Organiza tus carpetas por año.

3. Por mes

Haz una carpeta para cada mes del año.

4. Por tipo de información

Haz una carpeta para:

  • Los CFDI de ingresos
  • Otra para los CFDI de egresos o gastos
  • Una mas par los archivos de tu DIOT
  • Otra para tus Estados de Cuenta
  • Otra para la declaraciones presentadas

Haz tantas carpetas como necesites

5. Nomenclatura de archivos

Finalmente usa la nomenclatura mas adecuada según tus necesidades para tus archivos y CFDI

 

En la siguiente imagen puedes ver  en la parte izquierda las carpetas organizadas:

  • Por año
  • Por mes
  • Por tipo de información

En la parte derecha puede ver los CFDI de ingresos todos con la misma nomenclatura, cuando descargo los CFDI que yo genero, mi proveedor los nombra de la siguienete manera:

  • Mi RFC
  • Numero de folio consecutivo (folio interno)
  • Tipo de CFDI, que puede ser de honorarios, factura, arrendamiento, nota de crédito, etcétera.
  • Fecha

En este caso yo solo agrego el folio fiscal también conocido cono UUID

 

 

Ingresos

 

 

En la siguiente imagen puedes ver los CFDI de Gastos,

Los CFDI y XML de gastos tienen una nomenclatura diferente ya que cada proveedor los nombra de acuerdo a sus necesidades, lo que hago en este caso es bajar todos mis XML del portal del SAT, ya que cuando los bajas del portal del SAT, los nombra con el Folio Fiscal, lo único que agrego es:

  • RFC del proveedor
  • Folio de la factura, el folio que le asigna el proveedor para control interno (si es que lo encuentro en el PDF, me ha pasado que por mas que le busco, no lo encuentro)

Todo esto lo hago copiando y pegando:

  • Abre el PDF
  • Copia la información que necesites
  • Pega para renombrar el XML que le corresponde al PDF
  • Cuando termines de renombrar el XML
  • Copia todo el nombre del XML y re nombra el PDF correspondiente

Si revisaste la imagen hay una factura que se llama GoDaddy, esta factura corresponde a una compra por Internet, como esta empresa no esta dada de alta en México no me da una factura con los requisitos que establece la legislación mexicana por ello solo indique el nombre del proveedor y el folio del comprobante.

 

Gastos

 

En las siguientes imágenes puedes ver la nomenclatura que uso para otro tipo de archivos

Captura4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Captura3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Espero que estas recomendaciones sean de utilidad, organizar adecuadamente tus documentos te dará mas libertad para liderar tu negocio al éxito.

¿Cual es tu método de organización?, ¿Existe una forma mas rápida o mejor de hacerlo?

Déjame tus respuestas en la zona de comentarios

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