Como emprendedor siempre tienes algo que hacer. Y organizar todas esas tareas puede convertirse en un serio problema.

Pasa constantemente.

Recibes tus CFDI del mes en tu correo electrónico.

Y claro, a fin de mes tienes que revisar decenas de correos para encontrar tus facturas, (parecía buena idea tener todos los CFDI en el correo).

Puede que después de mucho buscar, si tienes suerte y paciencia, encuentres algunos o todos tus CFDI. O puede que nunca lo encuentres.

¿Cuánto vale todo ese tiempo perdido? ¿Cómo está afectando esa desorganización en tus finanzas?

De verdad, el desorden es un problema muy serio a la hora de calcular tus impuestos.

Especialmente porque la urgencia te hace perder el objetivo real de tu proyecto: disminuir, eliminar o diferir el pago de impuestos, apegándote siempre a lo permitido por las leyes.

Hoy quiero ayudarte a decirle adiós a la improvisación continua al calcular tus impuestos.

Te propongo cuatro recomendaciones para organizar tus impuestos, que te van a ayudar a recuperar el control y a liberarte del estrés de la presentación de tus impuestos.

4 recomendaciones que te permitirán organizar tu información fiscal

 

Esto es lo que vas a conseguir con una planeación fiscal:

  1. Organizaras, sin excepción, cada semana. Esto significa mayor control.
  2. Ya no deducirás solo las facturas que encuentres, sino que sabrás con exactitud cuáles son los ingresos y gastos del mes.
  3. Dirás adiós a todo ese desorden que te genera estrés y ansiedad cada vez que tienes que presentar tus impuestos.

Te voy a compartir las acciones que yo mismo practico. Esas que me ayudan cada semana para organizar y tener lista la información para el cálculo de los impuestos cada mes.

 

Recomendación n°1: Etiqueta y Clasifica.

 

Lo primero que hay que hacer es etiquetar la información.

Si estas recibiendo tus facturas (PDF y XML) en tu correo electrónico crea etiquetas para clasificar los distintos tipos de CFDI que recibes.

Crea una etiqueta para los:

  • Ingresos.
  • Deducciones autorizadas.
  • Deducciones personales.

Una vez etiquetados, clasificados y guardados los correos, será más fácil ubicarlos y descargas las facturas correspondientes.

Organiza de la misma manera las facturas en tu computadora.

Crea la carpeta del mes correspondiente y dentro de esta, crea carpetas para cada tipo de CFDI y guarda el PDF y XML correspondiente.

Si te dan tu factura impresa.

No hay de otra.

Escanéalo, clasifícalo y guárdalo.

 

Recomendación n°2: Concilia tu información

 

No dejes nada a la memoria.

Si ya recuperaste todos tus CFDI y aun así no estás seguro de tenerlos todos.

Utiliza el repositorio del SAT para conciliar las facturas que tú ya tienes con las facturas que tiene el SAT.

Ingresa en www.sat.gob.mx

Menú > Tramites

En la nueva pagina

Menú > Factura electrónica > Consultar, cancelar y recuperar.

Ingresa tus datos y haz una consulta de tus CFDI de ingresos y otra consulta para los CFDI de gastos.

Copara la información que tiene el SAT con la que tienes tú.

De esta manera podrás identificar si te hacen falta facturas del mes que estés calculando.

 

Recomendación n°3: Controla el flujo de efectivo

 

Controlar el dinero en el banco y en efectivo debe ser tu nuevo objetivo, ya que es un indicador de la salud financiera de tu negocio.

Cuidar el flujo de efectivo te ayudara a tomar mejores decisiones.

Lleva un registro de los ingresos y egresos de tu negocio o actividad.

Por un parte ya cuentas con los CFDI de ingresos y gastos, pero además debes llevar un registro de los tickets, notas de compra, recibos y todos aquellos gastos de los cuales no cuentes con un CFDI.

También debes llevar un registro de los préstamos, intereses u otro tipo de ingreso por los cuales no cuentes con un CFDI.

Te sugiero un revisión periódica (tú decides si es diaria, semanal, quincenal…) sobre todo si la mayoría de tus operaciones se realizan en efectivo.

La fórmula para controlar el flujo de efectivo es muy sencilla.

Primero registra todos los ingresos del negocio (por la venta de productos o servicios) y luego resta los egresos (gastos, compras, inversiones).

Si el resultado es positivo, habrá un excedente de efectivo.

Si es negativo, se determinará que hay un déficit.

Lo ideal es que siempre haya excedente.

Este es un tema de especial atención si tienes un negocio donde a diario se realizan operación en efectivo como estéticas, tienda de abarrotes, papelerías, cafeterías, restaurantes, etcétera.

Para el caso de las operaciones bancarias.

Apóyate en tu estado de cuenta bancario, revisa uno a uno los movimientos, identifícalos e indica a que gasto o factura corresponde.

Para el caso de las operaciones en efectivo.

Como ya lo mencione primero debes tener un registro de  los ingresos y egresos en efectivo del mes.

Puedes hacer este registro en una hoja de papel o en una hoja electrónica (Excel), indicando a que gasto o factura pertenecen.

Flujo de efectivo_FyE

 

Recomendación n°4: El dinero junto pero no revuelto

 

Comienza con prácticas administrativas adecuadas.

Separando tus finanzas personales de las del negocio.

Te recomiendo utilizar una cuenta bancaria para tus gastos personales y otra para el negocio.

No es necesaria una cuenta empresarial o una cuenta PYME, hay muchas cuentas de débito que funcionan muy bien y no te cobran comisión o son muy bajas.

Si tienes las finanzas separadas:

  • Serás capaz de conocer al cierre del mes, cuál es la condición financiera del negocio, sin que haya otros gastos que le afecten y no pertenezcan a él.
  • Disminuirás el riesgo de hacer un uso indiscriminado de los recursos del negocio para gastos personales y viceversa.
  • Te llevara menos tiempo hacer tu conciliación bancaria, ya que solo tendrás que comparar los ingresos y gastos de tu estado de cuenta del negocio (no los personales).
  • Sera más fácil presupuestar los gastos del negocio, porque sabes con exactitud de cuánto dinero dispones.
  • Sabrás el cualquier momento cuánto dinero es tuyo y cuanto del negocio.

 

Recomendación n°5: Presupuesta

 

Si ya se…

Dije cuatro recomendaciones

Pero no podía dejar fuera el presupuesto.

Si ahora mismo te estás preguntando ¿debo hacer un presupuesto para mis finanzas personales y otro para las empresariales?

La respuesta es Sí.

Hacer un presupuesto es muy sencillo:

  • En una columna anota tus ingresos.
  • En otra columna anota tus gastos.

Reparte tus ingresos entre todos tus gastos de manera que la suma de los gastos sea igual a los ingresos, ni un peso más ni un peso menos.

A este tipo de presupuesto se lo conoce como presupuesto base cero

Recuerda considerar en tus finanzas empresariales tu sueldo como un gasto.

Todo el tiempo que dedicabas en buscar información ahora la dedicaras a optimizar tus finanzas y calcular tus impuestos en menos tiempo.

 

Como conclusión, con estas recomendaciones:

 

  • Disminuirás la base para el pago provisional, pues ya no dejaras fuera deducciones por olvido, descuido o porque te gana el tiempo.
  • Vas a optimizar tus finanzas y sabrás con exactitud cuánto tienes y en que puedes invertir o gastar.

 

Serás capaz de disipar el estrés de la declaración mensual, teniendo tu información bajo control y optimizando el tiempo para dedicarlo a cosas más importantes que perderte entre tus papeles.

Pero lo más importante es que pongas en práctica estas recomendaciones  y nada te impida avanzar.

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¡Éxito!

 

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